Privacidade, Segurança e Proteção de Dados

1. Quem Somos

A Exitus Imóveis Ltda. atua na administração de imóveis, locações, vendas, avaliação imobiliária, intermediação, suporte jurídico imobiliário, gestão documental, atendimento a proprietários, inquilinos, compradores, vendedores e interessados em imóveis.

Para a prestação desses serviços, a Exitus utiliza ambientes físicos e digitais, incluindo sistemas próprios, portais eletrônicos, áreas restritas, ferramentas de atendimento, automações, módulos de gestão e soluções tecnológicas voltadas ao mercado imobiliário.

2. Abrangência desta Política

Esta Política aplica-se a todos os serviços, plataformas, sistemas, websites, aplicativos, formulários, áreas restritas, canais de atendimento e funcionalidades disponibilizadas pela Exitus, inclusive aquelas que venham a ser desenvolvidas ou incorporadas futuramente.

3. Dados que Podemos Coletar

Os dados tratados variam conforme a relação mantida com a Exitus e a finalidade específica do serviço. Coletamos apenas dados necessários, adequados e compatíveis com as atividades desempenhadas.

A. Visitantes, Interessados e Leads

• Dados: nome, telefone, e-mail, cidade, preferências de imóvel, faixa de preço, finalidade da busca e histórico de atendimento.
• Finalidade: atendimento, qualificação comercial, recomendação de imóveis, agendamento de visitas, envio de propostas e continuidade do relacionamento.
• Base legal: consentimento, procedimentos preliminares e legítimo interesse

B. Locatários, Candidatos e Ocupantes

• Dados: documentos pessoais, CPF, RG, endereço, renda, profissão, estado civil, comprovantes, análise cadastral, garantias locatícias e histórico financeiro.
• Finalidade: análise cadastral, contratação, administração da locação, emissão de boletos, cobranças, vistorias, prestação de contas e cumprimento de obrigações legais.
• Base legal: execução de contrato, proteção ao crédito, obrigação legal e exercício regular de direitos

C. Proprietários, Locadores e Vendedores

• Dados: documentos pessoais, dados bancários, documentos do imóvel, informações fiscais, contratos, procurações, dados de repasse e comunicações.
• Finalidade: administração do imóvel, repasses, prestação de contas, publicação de anúncios, gestão contratual, obrigações fiscais e intermediação imobiliária.
• Base legal: execução de contrato, obrigação legal e exercício regular de direitos

D. Fiadores, Garantidores, Cônjuges e Representantes

• Dados: identificação civil, estado civil, renda, patrimônio, documentos comprobatórios, endereço, contato e assinatura.
• Finalidade: análise de garantia, formalização contratual, segurança jurídica da locação e eventual exercício de direitos.
• Base legal: execução de contrato, legítimo interesse e exercício regular de direitos

4. Fontes dos Dados Pessoais

Os dados tratados pela Exitus podem ser obtidos diretamente do titular ou, quando houver fundamento legítimo, por meio de terceiros e fontes compatíveis com a finalidade do tratamento.

• Diretamente do titular: cadastros, formulários, contratos, propostas, contatos, documentos enviados, atendimentos e interações nos portais.
• De proprietários, locatários, representantes e garantidores: quando as informações forem necessárias à formação ou execução da relação imobiliária.
• De parceiros e prestadores: como instituições financeiras, plataformas de assinatura, empresas de garantia, vistoria, manutenção e análise cadastral, quando aplicável.
• De fontes públicas ou legitimamente acessíveis: registros públicos, cartórios, órgãos oficiais, bases cadastrais e informações disponibilizadas pelo próprio titular.
• Por integrações tecnológicas: APIs, webhooks, sistemas financeiros, plataformas de atendimento e demais ferramentas conectadas ao ecossistema Exitus.

A Exitus buscará limitar o tratamento aos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades informadas, observando os princípios da necessidade, adequação e minimização.

5. Como os Dados Circulam no Ecossistema Exitus

Conforme o serviço utilizado, uma mesma informação poderá percorrer diferentes módulos do ecossistema Exitus, sempre vinculada a uma finalidade legítima e com acesso restrito conforme o perfil do usuário.

6. Matriz de Bases Legais

7. Dados Financeiros, Pagamentos e Prestação de Contas

Na administração imobiliária, a Exitus poderá tratar dados financeiros e transacionais necessários à emissão e baixa de cobranças, PIX, boletos, repasses, conciliações, cauções, prestação de contas, comprovantes, recibos e demais rotinas financeiras relacionadas aos serviços contratados.

O tratamento dessas informações poderá envolver instituições financeiras, meios de pagamento e prestadores tecnológicos, limitando-se ao necessário para executar a operação, cumprir obrigações contratuais ou legais, prevenir fraudes e manter a rastreabilidade das movimentações.

8. Imóveis, Documentos, Vistorias e Chamados

A Exitus poderá tratar informações vinculadas ao imóvel e à relação contratual, incluindo matrícula, escritura, IPTU, condomínio, fotografias, vídeos, laudos, vistorias, inventários, chaves, ocorrências, chamados de manutenção, orçamentos, autorizações, comunicações e histórico de intervenções.

Fotografias e vídeos poderão conter incidentalmente elementos identificáveis relacionados a pessoas ou bens particulares. A Exitus buscará restringir sua utilização às finalidades de vistoria, anúncio, manutenção, comprovação do estado do imóvel, segurança contratual e exercício regular de direitos.

9. CRM, Relacionamento e Histórico de Atendimento

O CRM da Exitus poderá registrar contatos, preferências, imóveis de interesse, origem do atendimento, interações, propostas, visitas, solicitações, negociações e histórico de relacionamento para permitir continuidade, organização e personalização do atendimento.

Comunicações promocionais não essenciais à execução de contrato observarão a base legal aplicável e, quando dependentes de consentimento, poderão ser interrompidas mediante solicitação do titular ou uso do mecanismo de descadastramento disponibilizado.

10. Inteligência Imobiliária, Match, Valora, Automação e IA

A Exitus poderá utilizar ferramentas de inteligência imobiliária, automação, análise estatística, inteligência artificial, modelos de linguagem e processamento automatizado para apoiar atendimento, classificação e organização de informações, recomendação de imóveis, análise mercadológica, identificação de oportunidades, processamento documental, prevenção de fraudes, geração assistida de conteúdo e melhoria dos serviços, sempre observados os direitos dos titulares previstos na LGPD.

• Match: ferramenta voltada à compatibilidade entre interessados e imóveis, considerando critérios de busca, preferências, localização, faixa de preço e características do imóvel.
• Valora: ferramenta de apoio à avaliação mercadológica, podendo utilizar dados internos, características do imóvel, informações de mercado e histórico de ofertas.
• Automação: organização de atendimentos, sugestões de imóveis, registros operacionais, análise de oportunidades e melhoria da experiência do usuário.
• Inteligência artificial: apoio a tarefas internas, atendimento, análise e organização de informações, respeitando a finalidade do tratamento e, quando adequado, mecanismos de supervisão humana.

Sempre que houver decisão baseada exclusivamente em tratamento automatizado que produza efeitos relevantes sobre o titular, este poderá solicitar revisão, nos termos da LGPD. A Exitus buscará aplicar minimização de dados e controles de acesso compatíveis com a finalidade e o risco do uso de automação ou IA.

11. Compartilhamento de Dados e Papéis dos Agentes

Em regra, a Exitus atua como controladora dos dados pessoais tratados no contexto de seus serviços, definindo as finalidades e os meios essenciais do tratamento. Determinados fornecedores poderão atuar como operadores, tratando dados segundo instruções e para finalidades contratadas. Em outras situações, instituições financeiras, bureaus de crédito, cartórios, seguradoras, órgãos públicos ou parceiros poderão atuar como controladores independentes, sujeitos às suas próprias obrigações legais.

A Exitus poderá compartilhar dados pessoais apenas quando necessário para a prestação dos serviços, execução contratual, cumprimento de obrigação legal, proteção ao crédito, segurança das operações ou exercício regular de direitos.

• Instituições financeiras: emissão de boletos, PIX, repasses, conciliações e processamento de pagamentos.
• Empresas de tecnologia: hospedagem, armazenamento, manutenção de sistemas, assinatura eletrônica, e-mail, automações e segurança.
• Cartórios e órgãos públicos: registros, certidões, obrigações legais, fiscais e administrativas.
• Prestadores de serviço: vistorias, manutenção, reparos, laudos, fotografias e serviços relacionados ao imóvel.
• Parceiros comerciais: somente quando necessário à intermediação, avaliação, financiamento, seguros, garantias ou serviços imobiliários solicitados.
• Autoridades competentes: quando houver obrigação legal, ordem judicial ou solicitação legítima de autoridade pública.

12. Integrações, APIs e Serviços de Terceiros

O ecossistema Exitus poderá utilizar integrações, APIs, webhooks e serviços de terceiros para conectar funcionalidades financeiras, comunicações, assinaturas, armazenamento, análise cadastral, automações, segurança, analytics e demais rotinas necessárias à operação.

O uso dessas integrações será limitado às informações necessárias à finalidade correspondente. A Exitus buscará selecionar fornecedores que ofereçam padrões compatíveis de segurança e proteção de dados, sem assumir controle sobre tratamentos independentes realizados legitimamente por terceiros.

13. Cookies, Logs e Registros de Acesso

Nossos websites e plataformas poderão utilizar cookies, pixels, identificadores digitais e tecnologias semelhantes para funcionamento, segurança, análise de desempenho, melhoria da navegação e personalização da experiência.

Também poderemos registrar logs de acesso, incluindo endereço IP, data e hora, dispositivo, navegador, páginas acessadas, tentativas de login, eventos de segurança e ações relevantes dentro dos sistemas.

14. Ciclo de Vida dos Dados

O tratamento de dados segue um ciclo organizado, desde a coleta até a eliminação ou anonimização, sempre observadas as finalidades legítimas e os prazos legais aplicáveis.

15. Retenção e Prazos de Guarda

16. Segurança, Minimização e Segregação de Acesso

A Exitus adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais compatíveis com suas atividades, destinadas à proteção dos dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, destruição, alteração, divulgação indevida ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Os acessos internos e externos deverão observar, sempre que tecnicamente aplicável, critérios de necessidade, perfil, função e menor privilégio. Informações de proprietários, inquilinos, interessados, colaboradores e parceiros serão segregadas conforme a relação e o nível de autorização, reduzindo acessos indevidos ou incompatíveis com a finalidade do tratamento.

Embora sejam adotadas medidas razoáveis de segurança, nenhum sistema, infraestrutura ou transmissão eletrônica é absolutamente invulnerável. A existência de medidas de segurança não representa garantia absoluta contra incidentes, que serão tratados conforme a legislação e os procedimentos internos aplicáveis.

17. Incidentes de Segurança com Dados Pessoais

A Exitus buscará manter procedimentos para identificação, avaliação, contenção, registro, investigação e tratamento de incidentes de segurança envolvendo dados pessoais, incluindo eventos de acesso não autorizado, perda, alteração, indisponibilidade, divulgação indevida ou comprometimento da confidencialidade.

Quando um incidente puder acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão realizadas as comunicações exigidas à Autoridade Nacional de Proteção de Dados — ANPD e aos titulares afetados, observados os critérios, conteúdos e prazos estabelecidos pela legislação e regulamentação vigentes. Nos termos da regulamentação atualmente aplicável, a regra geral de comunicação é de 3 (três) dias úteis contados do conhecimento, pelo controlador, de que o incidente afetou dados pessoais, ressalvadas hipóteses específicas.

A Exitus manterá registros dos incidentes de segurança envolvendo dados pessoais pelo período exigido pela regulamentação aplicável, inclusive para fins de governança, auditoria, melhoria contínua e eventual fiscalização.

18. Transferência Internacional de Dados

Alguns fornecedores, plataformas de tecnologia, serviços de nuvem, e-mail, segurança, automação, analytics, inteligência artificial ou atendimento poderão armazenar ou processar dados em infraestrutura localizada fora do Brasil. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, a Exitus adotará, conforme aplicável, mecanismo válido previsto na LGPD e na regulamentação da ANPD, incluindo decisão de adequação, cláusulas-padrão contratuais, cláusulas contratuais específicas, normas corporativas globais ou outra hipótese legalmente admitida, observando ainda os princípios da necessidade e da minimização.

19. Direitos dos Titulares

Nos termos da LGPD, o titular dos dados pessoais poderá solicitar:

20. Como Exercer seus Direitos e Canal de Privacidade

As solicitações relacionadas a dados pessoais poderão ser encaminhadas ao Canal de Privacidade da Exitus. Para segurança do próprio titular, poderemos solicitar informações adicionais para confirmar a identidade do solicitante antes de atender determinados pedidos.

21. Governança, Responsabilidade e Boas Práticas

A Exitus busca manter uma cultura de privacidade e segurança compatível com sua atuação no mercado imobiliário, adotando práticas internas de controle, organização, revisão de acessos, orientação de colaboradores, registro de operações e melhoria contínua dos seus processos. Sempre que compatível com a natureza e o risco das operações, poderão ser adotados inventários de tratamento, revisão de permissões, procedimentos para incidentes, avaliação de fornecedores, controles de retenção e documentação de decisões relacionadas à privacidade.

22. Atualizações, Vigência e Versão desta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada periodicamente para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas, operacionais ou comerciais, inclusive evolução do Portal, CRM, ERM, Match, Valora, automações, inteligência artificial e demais soluções da Exitus. A versão vigente estará sempre disponível em nosso portal eletrônico.

Recomenda-se que os usuários consultem esta página regularmente para ciência de eventuais alterações. Quando necessário, a Exitus poderá comunicar mudanças relevantes por seus canais oficiais.